Bạn đang muốn tìm hiểu về WMS là gì? Nó là một phần mềm của công nghệ hiện đại, hỗ trợ cực đặc lực cho các doanh nghiệp trong công tác quản lý kho. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về các tính năng và lợi ích WMS đem đến cho các đơn vị sử dụng nó với kiến thức dưới đây nhé!

1. Hiểu đúng ý nghĩa của WMS là gì?

WMS được tạo nên bởi những chữ cái của cụm từ tiếng Anh đầy đủ là Warehouse Management System. Trong tiếng Việt thì WMS có nghĩa chỉ đến hệ thống quản lý kho hàng, hệ thống này giúp người quản lý có thể theo dõi đơn đặt hàng, mức độ hàng tồn kho, bán hàng và giao hàng, kiểm soát và quản lý các hoạt động từ nguyên liệu cho đến thành phẩm cuối cùng.

Một hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả sẽ đưa ra những hướng dẫn cụ thể về quy trình nhận và đặt hàng tồn kho cho doanh nghiệp. Đồng thời nó cũng giúp tối ưu hóa với việc chọn phương tiện vận tải đặt hàng, bổ sung hàng hóa khi cần thiết và quản lý hàng tồn kho một cách chặt chẽ.

Hệ thống quản lý kho hàng thường là những phần mềm hiện đại, sử dụng công nghệ và trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ con người trong công tác quản lý kho hàng hiện nay. Mục tiêu mà phần mềm WMS hướng đến chính là môi trường rời xa những giấy tờ cồng kềnh như truyền thống trước đây. Thực hiện các hoạt động một cách tự động trong việc điều hướng nguồn nhân lực cho việc chọn hàng, di chuyển hàng và vận chuyển hàng hóa được tối ưu nhất có thể.

Vậy một phần mềm WMS tốt, cần có những tính năng nào? Cùng tìm hiểu qua thông tin chia sẻ trong phần tiếp theo của bài viết này nhé!

Bạn có thể xem thêm thông tin:

Top máy lọc nước tại vòi tốt nhất 2021

Top 10 nồi chiên không dầu tốt nhất hiện nay

Top 11 máy massage chân tốt nhất hiện nay

2. Một hệ thống WMS có những tính năng gì?

Trên thị trường hiện nay, phần mềm hệ thống quản lý kho hàng rất đa dạng, để doanh nghiệp chọn được một WMS chuẩn và tối ưu nhất cho việc ứng dụng vào thực tế đơn vị của mình thì cần đảm bảo nó có đầy đủ các tính năng như sau:

2.1. Tính năng tiếp nhận hàng hóa của doanh nghiệp

Một hệ thống quản lý kho hàng hóa cần cung cấp các chức năng như: Thực hiện thông báo vận chuyển trước và giao dịch EDI, cho phép bạn đặt lịch hẹn vận chuyển với bến cảng, bến tàu và lên lịch tốt hơn để nhân viên thực hiện công việc và nhiệm vụ của mình. Cụ thể tính tính năng tiếp nhận hàng hóa sẽ thể hiện thông qua:

• Thứ nhất, phần mềm WMS phải có khả năng trong việc ghi lại các yêu cầu về bồi thường thiệt hại của nhà cung cấp hoặc khách hàng.
• Thứ hai, khả năng tạo số mã vạch cho lô hàng và nhãn thùng carton đựng hàng.
• Thứ ba, xác định được các vị trí chuyển tiếp hàng hóa và số lượng lớn khi các sản phẩm được nhận so với số lượng có sẵn trong kho.
• Thứ tư, phải có tùy chọn để người dùng có thể nhận giấy hoặc không giấy đều được.
• Thứ năm, phải có khả năng đưa ra xác định về chế biến đặc biệt với hàng hóa trước khi đưa chúng đi.
• Thứ sáu, khả năng dỡ hàng từ nơi nhận đến việc đóng gói sản phẩm và không phải trải qua quá trình đưa đi.
• Thứ bảy, khả năng lập báo cáo về tình trạng của các biên lai để nhân viên kho bãi, nhân viên bán hàng nắm được và có thể giải quyết các vấn đề liên quan một cách dễ dàng.

2.2. Tính năng bảo quản và đảm bảo chất lượng

Phần mềm WMS phải có tính năng trong việc bảo quản và đảm bảo chất lượng của hàng hóa. Cụ thể như sau:

• Có khả năng lưu trữ đối với các tiêu chí để thực hiện việc kiểm tra mẫu mà nhà cung cấp đưa ra cho các sản phẩm của mình.
• Khả năng lưu trữ đối với các thông số kỹ thuật của sản phẩm cho việc kiểm tra chất lượng.
• Có khả năng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp chương trình báo cáo để kiểm soát chất lượng hàng hóa, thông qua đó luôn đảm bảo tuân thủ chất lượng sản phẩm và các số liệu của nó để giao hàng đúng hạn và không có lỗi xảy ra.
• Khả năng cảnh báo đối với các tính trạng biên lại gặp sự cố cho nhân viên của doanh nghiệp nắm được để giải quyết vấn đề.

2.3. Tính năng cất hàng vào nơi lưu trữ phù hợp

Sau khi nhận được thông tin về hàng tồn kho, các sản phẩm cần được tiến hành đưa đến các trạm để đóng gói hoặc tiến hành vận chuyển chúng, phần mềm WMS sẽ giúp điền lại đơn đặt hàng hoặc đặt chuyến hàng xuất đi.

Một hệ thống quản lý kho hàng sẽ hỗ trợ rất nhiều trong việc quản lý các vấn lưu trữ thông tin về hàng hóa, nhờ đó mà không cần thùng, khe hay dung tích khối cũng được tối ưu hơn để lưu trữ và vận chuyển tiết kiệm nhất.

2.4. Tính năng thực hiện việc bổ sung hàng tồn kho

Phần mềm WMS sẽ có tính năng tự động bổ sung lưu trữ chọn chính hoặc chuyển tiếp số lượng lớn hàng hóa đi trước khi những lô hàng mới được đưa vào kho. Điều này giúp nó loại bỏ được bớt khoản chi phí cho việc đặt hàng trở lại kho, đồng thời cũng không làm mất nhiều thời gian như trước.

Robot AGV Perbot phục vụ vận chuyển hàng trong kho.

Dữ liệu được lưu trữ trên phần mềm hệ thống quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cụ thể và chi tiết cho kích thước lưu trữ phù hợp để chọn chuyển tiếp theo mặt hàng hay để giảm số lượng các nhiệm vụ bổ sung cần thực hiện. Các chức năng bổ sung tối thiểu của sản phẩm sẽ kích hoạt việc chuyển động cổ phiếu thông qua các đề xuất.

Robot xếp , vận chuyển hàng tự động trong kho.

Robot xếp hàng lên pallet có những loại nào?

2.5. Tính năng Smart Slotting - Hỗ trợ phân phối sản phẩm

Hỗ trợ công tác phân phối sản phẩm một cách nhanh và hiệu quả là tính năng không thể không nhắc đến của hệ thống quản lý kho. Trong quá trình chỉ định SKU để thực hiện chọn địa điểm dựa vào những tiêu chí khác nhau, tiêu chí đó có thể là tốc độ bán hàng, trọng lượng sản phẩm, kích thước và danh mục,...

Đây là chức năng giúp cải thiện cho năng suất làm việc bằng cách giảm thời gian di chuyển của người chọn và đưa ra những đề xuất cho sự thay đổi kích thước của thùng hàng. Sau đó nó sẽ có thêm những yêu cầu bổ sung cần thiết và thực hiện báo cáo đối với vận tốc cho phép nhân viên sắp xếp hàng vào đúng vị trí được đưa ra, thông qua đó mà tạo ra nhiều không gian trống, hoặc di chuyển các loại hàng hóa bán nhanh trên thị trường một cách nhanh và dễ dàng hơn.

2.6. Tính năng lắp ráp hoặc sản xuất

Các phần mềm hệ thống quản lý kho khác nhau cung cấp đến cho người dùng các chức năng khác nhau và cực kỳ đa dạng như đơn đặt hàng công việc, Kits, chi phí nguyên vật liệu, kiểm soát lao động, kiểm soát hàng tồn kho,... Một số chức năng thường có sẵn như hóa đơn vật liệu 1 cấp hoặc đa cấp và thông qua quy trình đặt hàng công việc nhằm quản lý việc chỉ định kho thành phần.

WMS giúp doanh nghiệp theo dõi đối với hàng tồn kho và bán hàng ở các bộ phận liên quan. Theo dõi đối với việc sử dụng lao động theo từng đầu việc cụ thể và sản phẩm được lắp ráp trong các báo cáo quy trình được tùy chọn để người dùng thay đổi theo ý muốn.

2.7. Tính năng chọn hàng

Một phần mềm WMS cần mở rộng ra các tùy chọn để bạn có thể chọn hàng một cách dễ dàng. Đồng thời nó cũng cần cung cấp một số các tùy chọn thay thế như hệ thống chọn giấy và không giấy, chọn để liệt kê, hướng dẫn RF, chọn vào hộp hoặc tote, chọn vùng, vượt qua, lô, cụm, giỏ hàng, mã và xác nhận, chọn số lượng, băng truyền, trường hợp, robot, số lô, ngày, ASRS, chọn hàng bằng giọng nói,...

Các tùy chọn cũng cần phải có thêm khả năng để xem hàng đợi đơn hàng với nhiều loại đơn đặt hàng và hồ sơ khác nhau, các cấp độ cung cấp dịch vụ, chi tiết cho đơn hàng, xử lý đối với các đơn hàng đặc biệt, chọn đơn hàng cụ thể.

2.8. Tính năng quản lý kho

Phần mềm WMS cho phép các doanh nghiệp sử dụng nó để theo dõi vị trí và sử dụng hàng tồn kho trong quá trình vận hành một cách hiệu quả nhất. Có thể kiểm soát và theo dõi tại nhiều địa điểm kho cùng lúc, nhiều trung tâm điều phối và các cửa hàng phân phối sản phẩm. Không những vậy, nó còn có những lợi ích khác như giúp kiểm soát kiting, theo dõi thành phần, thành phần, sản xuất và WIP.

Nhờ phần mềm WMS mà các bạn sẽ sử dụng được tốt nhất và tối ưu nhất với không gian trong kho. Nó tạo bản quản lý chi tiết và cụ thể để kiểm soát mọi vị trí khác nhau của các thành hàng trong khi, các mặt hàng được lưu trữ tại kho. Đảm bảo lưu trữ thông tin về hàng hóa từ khi nhận cho đến khi vận chuyển đi đến nơi được xác định cụ thể.

2.9. Tính năng quản lý nguồn nhân lực

Trong mỗi đơn hàng hoàn thiện thì chi phí lao động chiến đếm 70%, chính vì thế mà việc sử dụng phần mềm hệ thống quản lý kho WMS sẽ giảm thiểu nguồn nhân lực, phân bổ và sắp xếp công việc một cách hiệu quả nhất để loại bỏ những chi phí không cần thiết và các thao tác thủ công tốn thời gian và chi phí.

Thông qua hệ thống này, ai thực hiện những gì, ai đã hoàn thành công việc ra sao và mất thời gian bao lâu để thực hiện nó đều được quản lý chặt chẽ. Thông qua đó mà việc đánh giá chất lượng nhân viên kho cũng dễ dàng hơn, đánh giá đúng hiệu suất làm việc của nhân viên để có những khen thưởng đúng. Đồng thời cũng đưa ra những kế hoạch cụ thể cho lao động làm việc nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm tối đa chi phí nhân công.

3. Doanh nghiệp dùng hệ thống quản lý kho WMS có lợi ích gì?

Khi các doanh nghiệp đưa phần mềm hệ thống quản lý kho WMS vào sử dụng sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho công tác quản lý, cụ thể như sau:

3.1. Giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành

Mục đích chính tạo ra phần mềm WMS là giúp quản lý kho nhằm giảm chi phí hoạt động theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào mô hình vận hành của đơn vị đó. Ứng dụng WMS vào hoạt động của doanh nghiệp sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả về không gian của kho và nguồn nhân lực phục vụ công việc một cách hiệu quả nhất.

WMS sẽ giúp doanh nghiệp xác định các vị trí cất giữ vật liệu, hàng hóa, sản phẩm và các thiết bị để tối ưu nhất cho lưu lượng của kho, tăng diện tích kho chứa khi biết cách lưu trữ khoa học. WMS thường là bản mô phỏng bằng công nghệ tiên tiến đối với sàn kho hàng, thông qua đó nó cho phép người dùng tạo các sơ đồ tầng lưu trữ, khu vực lưu trữ,... đặt pallet, kệ, các thiết bị chứa sản phẩm, hàng hóa một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất cho chi phí vận hành.

3.2. Giúp hàng tồn kho được tăng cường hiển thị

Tính năng quan trọng nhất đối với các phần mềm hệ thống quản lý kho hiện nay chính là khả năng hiển thị đối với hàng tồn kho. Nó sẽ cung cấp dữ liệu thời gian thực trên kho cho nhà quản lý được biết thông qua số seri, mã vạch, gắn thẻ RFID của các hàng hóa, sản phẩm trong kho. Nhờ đó mà khi hàng nhập kho, nó cho phép doanh nghiệp ghi lưu trữ lại toàn bộ thông tin theo từng mục khi hàng nhập kho và tất cả các thông tin về chuyển động của nó trên sàn kho, cũng việc việc di chuyển trong quá trình vận chuyển từ địa điểm này sang địa điểm khác.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho là cần thiết để đưa ra những dự báo về nhu cầu, cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn sâu sắc đối với sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào còn tồn lại kho nhiều trong khoảng thời gian nhất định. Thông qua đó mà nhà quản lý doanh nghiệp có thể đánh giá và đưa ra những quyết định đầu tư vào sản phẩm nào, đưa ra những chiến lược đẩy mạnh đối với những hàng còn tồn khó hoặc bán chậm của doanh nghiệp. Đồng thời có thể truy cập vào nguồn gốc của hàng tồn kho nhằm thực hiện việc thu hồi sản phẩm đối với những trường hợp cần thiết.

Số seri được gắn lên từng sản phẩm một, nó cho phó người dùng theo dõi mặt hàng và ID của lô hàng ban đầu để giúp xác định sản phẩm của lô đó có bị lỗi hay không. Giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất nguồn gốc sản phẩm, nhờ vậy dễ dàng thu hồi với những sản phẩm bị lỗi, sản phẩm hư hỏng.

3.3. Hỗ trợ quản lý Just-in-Time hiệu quả với hàng tồn kho

Lợi ích tiếp theo mà hệ thống quản lý kho mang đến cho người dùng phải nhắc đến chính là JIT - Just in Time - nó chính là thời gian thực trong quản lý hàng tồn kho. Nhờ đó mà doanh nghiệp sẽ luôn đảm bảo hàng tồn kho được giữ ở mức thấp và các sản phẩm sẽ được di chuyển nhanh chóng qua kho và không tồn đọng quá lâu. 

Just-in-Time giúp doanh nghiệp không phải lưu trữ hàng tồn kho trong thời gian dài mà sẽ biết cách để đẩy hàng cũ đi, thay thế những hàng mới vào giúp sản phẩm không bị hỏng, cũng như không bị quá hạn sử dụng. Đây là cách để tạo ra sự cân bằng giúp doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả.

Hệ thống quản lý kho sẽ cung cấp dự báo nhu cầu chính xác để quản lý có thể nắm được. Thông qua đó mức hàng tồn kho luôn được để ở mức tối ưu và đạt mức thấp nhất. Thông qua đó giúp giảm đáng kể những chi phí khác liên quan như chất thải, phế liệu do mặt hàng bị hỏng do lưu trữ quá lâu mà không được xuất đi.

3.4. Tăng cường tính bảo mật

Phần mềm WMS hầu hết đầu không có yêu cầu nhân viên của doanh nghiệp sử dụng đến tài khoản cá nhân trong quá trình tham gia vào giao dịch. Nhờ vậy mà lộ trình kiểm toán được kết nối với nhau chặt chẽ hơn và chính xác hơn, giúp cải thiện trách nhiệm và giảm tối đa nguy cơ mất cắp, cũng như các vấn đề khác trong công tác quản lý kho hàng. 

Không những vậy, WMS còn giúp các nhà tuyển dụng xác định được những cơ hội để đào tạo nhân viên phục vụ công việc một cách hiệu quả, thông qua đó cải thiện nghiệp vụ của nhân viên. Ngoài ra, việc dùng chung tài khoản đăng nhập cũng giúp nó ngăn chặn được việc truy cập trái phép vào các báo cáo và phân tích nhất định của hệ thống. Nhân viên công ty có thể xem nhiều thông tin cần thiết liên quan đến công việc của họ hơn, những bí mật của công ty sẽ được bảo mật và không làm mất lợi thế cạnh tranh trên thị trường hiện nay.

3.5. Giúp quy trình xuất nhập hàng trong kho được tối ưu hóa

Doanh nghiệp thông qua phần mềm WMS có thể tối ưu đối với các vị trí của hàng tồn kho và thiết bị, tối ưu về cách thức di chuyển của hàng hóa và vận chuyển trong kho. WMS cho phép doanh nghiệp lập các kế hoạch cụ thể để quản lý hàng tồn kho ngay khi nhận. Nó cũng giúp tính toán để đưa ra chính xác thời gian giao nhận lô hàng dựa vào lao động và các thiết bị có sẵn của doanh nghiệp.

WMS giúp quản lý lập kế hoạch cho các tuyến đường vận chuyển ngắn nhất và hiệu quả nhất đối với các loại sản phẩm khác nhau. Tùy thuộc vào tính chất và kích thước của sản phẩm mà người quản lý có thể chọn đợt, vùng hoặc sóng để giảm lưu lượng kho và các khoản chi phí lưu giữ khác.

Không những vậy, phần mềm hệ thống quản lý còn lên kế hoạch để đưa nhân viên vào đúng vị trí và nhiệm vụ cần thiết mà họ cần ưu tiên thực hiện trước. Thông qua đó tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.

3.6. Hỗ trợ quản lý thanh toán, quản lý lao động hiệu quả

Hệ thống quản lý kho cho phép nhà quản lý, người dùng tự do xác định phương pháp chọn, đóng gói và có thể bỏ qua những công đoạn nào trong quy trình để đạt được hiệu quả tốt nhất với vận hành của doanh nghiệp. 

Nó không chỉ giúp tối ưu hóa vị trí hàng tồn kho và tạo tuyến đường mà nó còn đưa ra các giải pháp giúp xác định đâu sẽ là nhân viên tốt nhất thực hiện công việc. Nó xác định nhân viên phù hợp để thực hiện công việc thông qua kỹ năng, sự gần gũi và các nhiệm vụ khác mà trước đó các nhân viên đã từng thực hiện, nhờ vậy mà công tác phân công công việc đạt hiệu quả cao.

Phần mềm WMS có thể sử dụng để quản lý hiểu hơn về lực lượng lao động của mình. Thông qua đó nó còn đưa ra các dự báo về KPI cho lao động, giúp quản lý xác định thời điểm cần nhiều và ít nhân viên, xác định nhân viên phù hợp nhất để thực hiện công việc và đưa ra những lĩnh vực cải tiến về chi phí lao động.

Không những thế, WMS còn là công cụ quản lý thành toán cực thông minh thông qua việc tích hợp chặt chẽ với hệ thống và ứng dụng của bên thứ ba. Nhờ đó mà người dùng có thể thanh toán dựa trên hoạt động, theo dõi hoạt động trong kho và tạo ra các khoản chi phí phù hợp nhất.

3.7. Giúp cải thiện mối quan hệ của nhà cung cấp với khách hàng

Một lợi ích cuối cùng không thể bỏ lỡ đối với phần mềm WMS, nó chính là mở rộng ra ngoài đơn vị, nó thực hiện khả năng hiển thị hàng tồn kho cao, khả năng lên lịch nhận hàng cho toàn bộ chuỗi cung ứng. Nhờ đó mà giảm thời gian chờ đợi để vận chuyển hàng ở các bến tàu, cung cấp sản phẩm đến tay người tiêu dùng trong thời gian ngắn nhất.

Quá trình hoàn thành một đơn hàng đến tay khách hàng cũng ngắn lại, giảm thời gian giao hàng và đảm bảo giao đúng thời gian xác nhận. Nhờ đó mà doanh nghiệp tạo dựng được thương hiệu với khách hàng của mình. Cung cấp dịch vụ chất lượng cho họ và ngày càng phát triển hoạt động kinh doanh, sản xuất của mình hơn.

Như vậy, WMS là gì? Nó chính là hệ thống quản lý kho, một công nghệ hiện nay mà các doanh nghiệp nên đưa vào ứng dụng để công tác quản lý kho đạt được hiệu quả cao nhất.

Chúc bạn thành đạt trong công việc và hạnh phúc trong cuộc sống !

Hotline / Zalo: 0903 666 014

Website: https://uniduc.com/vi

-------------////--------------------------------------------////------------

HUMANOID ROBOT CỦA CÔNG TY UNIDUC SẢN XUẤT PHÁT TRIỂN.