Bạn đang muốn tìm hiểu TMS là gì? Lợi ích nó mang lại cho doanh nghiệp khi sử dụng ra sao? Chọn phần mềm TMS cần có những tính năng như thế nào? Tất cả sẽ được chia sẻ trong bài viết dưới đây.

1. Giải đáp ý nghĩa: TMS là gì?

TMS được tạo nên từ cụm từ tiếng Anh “Transportation Management System”, nó có nghĩa là hệ thống quản lý vận tải. TMS sử dụng trí tuệ nhân tạo để thực hiện việc lên kế hoạch, triển khảo và tối ưu hóa, quản lý cho công tác vận chuyển hàng hóa hiện nay.

Logistic đang là một lĩnh vực phát triển trong thời gian qua, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì các phần mềm hệ thống quản lý vận tải ngày càng phát triển. Nó đã hỗ trợ các doanh nghiệp một cách tốt nhất trong công tác quản lý, kiểm soát, cũng như điều phối hoạt động một cách hiệu quả nhất.

Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý TMS giúp họ có thể tự động hóa được quy trình làm việc của mình, cũng như nhận thông tin về hành trình vận chuyển hàng hóa một cách tốt nhất. Nhờ vậy và tiết kiệm chi phí và thời gian cho các lô hàng khác nhau. Đưa phần mềm hệ thống quản lý vận tải vào ứng dụng giúp các đơn vị dễ dàng hơn trong việc quản lý vận chuyển, lên kế hoạch để vận chuyển, xử lý các yêu cầu của khách hàng, kiểm soát hóa đơn, giải quyết vấn đề bồi thường thiệt hại,...

TMS hiện nay đóng vai trò cực quan trọng trong quá trình quản lý chuyến vận tải, thanh toán cước và nhiều vấn đề trong việc hợp tác thương mại với ngành logistic. Để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của TMS thì các bạn có thể đọc chia sẻ lợi ích của nó trong phần tiếp theo của bài viết này.

2. TMS mang đến những lợi ích như thế nào?

TMS là một hệ thống quản lý vận tải mang đến nhiều lợi ích cho phía doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Logistic hiện nay. Cụ thể như sau:

2.1. Giảm tối đa chi phí và các phụ phí trong vận tải

Lợi ích của phần mềm TMS được nhiều doanh nghiệp hiện nay chú ý chính là giúp giảm chi phí thông qua việc tối ưu hóa trọng tải và lộ trình vận tải. Thông qua việc ứng dụng phần mềm này trong quản lý mà sẽ tốn ít nhân lực hơn, cũng như sử dụng phương tiện vận tải ít hơn so với phương thức truyền thống như trước đây với cùng số lượng hàng hóa vận chuyển.

Nhờ phần mềm mà mỗi đơn hàng vận chuyển sẽ được vạch rõ lộ trình cụ thể, thông qua đó tối ưu hơn cho doanh nghiệp và tiết kiệm được khá nhiều chi phí liên quan đến nhiên liệu, cũng như thời gian vận chuyển.

2.2. Hiệu suất vận hành Logistic được tốt hơn

TMS là gì? Nó là hệ thống có khả năng lưu trữ và phân tích nguồn dữ liệu lưu trữ đó một cách toàn diện nhất cho doanh nghiệp. Thông qua đó nó sẽ đưa ra những gợi ý về KPIs trong quản lý vận tải để đạt được những hiệu quả tốt nhất.

Sử dụng hệ thống quản lý vận tải, các đơn vị dễ dàng hơn trong công tác theo dõi về hành trình giao hàng đã và đang đến giai đoạn nào. Không những vậy còn dễ dàng nắm được những vấn đề phát sinh trên đường vận chuyển để nhanh chóng giải quyết.

Thêm vào đó, TMS còn giúp xác định chính xác đối với chi phí cho việc vận chuyển, nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát hơn với chi phí vận tải, chi phí hoạt động. Ngoài ra thì nó còn giúp doanh nghiệp đa dạng các phương thức trao đổi thông tin với các đơn vị tham gia vào chuỗi cung ứng hiện nay.

2.3. Tạo điều kiện quản lý thời gian thực tốt hơn

TMS không chỉ giúp đơn vị quản lý có thể theo dõi được hành trình vận chuyển của hàng hóa mọi lúc, từ khi hàng xuất kho cho đến khi người tiêu dùng nhận được hàng. Mà còn đồng thời kiểm soát chặt được đối với vấn đề về rủi ro trong quá trình vận hành, nhờ vậy mà nâng cao được khả năng quản lý thời gian thực đối với doanh nghiệp.

Doanh nghiệp quản lý được thời gian thực trong vận chuyển hàng hóa, từ đó quản lý tốt với vấn đề rủi ro, giúp họ có thể đưa ra được những giải pháp kịp thời giải quyết vấn đề cho quá trình vận tải hàng hóa của mình.

2.4. Đem đến sự hài lòng cho khách hàng

TMS không chỉ là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý đối với quá trình vận tải mà nó còn là công nghệ giúp khách hàng nắm bắt được toàn bộ lộ trình vận tải, thời gian giao nhận thông qua nguồn tin chính xác được cung cấp bởi doanh nghiệp. Từ đó, khách hàng biết được chính xác thời gian hàng đi và hàng đến là khi nào.

TMS giúp hàng hóa vận chuyển nhanh chóng, đúng thời gian giao hàng. Chính điều này tạo nên sự hài lòng cho khách hàng khi vận chuyển hàng hóa với bất kỳ doanh nghiệp nào trong lĩnh vực Logistic hiện nay.

3. Một hệ thống quản lý vận tải TMS phải có những tính năng gì?

Để việc quản lý hệ thống chuỗi cung ứng được hiệu quả thì các doanh nghiệp khi chọn dùng phần mềm TMS cần phải đảm bảo nó đáp ứng được các tính năng như sau:

3.1. Tính thực hiện - Execution

Tính thực hiện của phần mềm TMS được thể hiện thông qua việc hỗ trợ đối với chức năng vận chuyển hàng hóa, vận chuyển quốc tế, phương thức vận tải và tự động thanh toán. Cụ thể như sau:

3.1.1. Hỗ trợ chức năng vận chuyển bưu kiện

Nếu như vận tải hàng hóa truyền thống trước đây thường chỉ tập trung vào các phương thức giao hàng Full truckload FTL- nguyên xe, less than truckload LTL hàng lẻ. Ngày này mọi chuyện đã khác, khách hàng thường có những yêu cầu khác nhau đối với vận chuyển hàng hóa.

Khách hàng thường có xu hướng thích vận chuyển hàng nhỏ hơn trước đây, và mức độ vận chuyển cũng nhiều hơn. Vì thế mà họ chuyển sang xu hướng thích vận chuyển dạng bưu kiện. Chính vì vậy mà các chuyên gia khuyên các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hệ thống quản lý vận tải TMS để có khả năng xử lý đối với các bưu kiện một cách tốt nhất. Kết hợp nó với cả hai phương thức vận chuyển hàng nguyên xe và hàng lẻ truyền thống.

3.1.2. Khả năng vận chuyển quốc tế

Trong một kinh tế mở cửa và hội nhập toàn cầu như hiện nay, việc vận chuyển hàng hóa quốc tế ngày càng phát triển bên cạnh vận chuyển trong nước. Vì vậy, các doanh nghiệp Logistic cần phải có một chương trình hoạt động hiệu quả giúp họ chọn những hàng tàu, hãng hàng không vận tải quốc tế tốt nhất và phù hợp nhất với hàng hóa của khách.

Một phần mềm TMS phải đáp ứng được điều trên, và nó phải cung cấp ra một nền tảng chung nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp tất cả các phương thức vận chuyển. Không những thế nó còn phải hỗ trợ đa ngôn ngữ, giúp doanh nghiệp tính toán các khoản chi phí liên quan xuyên biên giới, đồng thời cho phó sử dụng ngoại tệ, phí giao nhận vận tải và thuế giá trị gia tăng cho các đơn hàng vận chuyển quốc tế.

3.1.3. Trang bị đầy đủ vận tải đa phương thức

Nếu như trước đây thường các lô hàng thường chỉ dùng một phương thức vận tải thì thông qua phần mềm hệ thống quản lý vận tải, nó hỗ trợ doanh nghiệp dùng nhiều phương thức vận tải khác nhau cho một lô hàng.

Để thực hiện được chức năng này, đòi hỏi phần mềm TMS cần có một chương trình tích hợp thông với nhiều phương thức vận tải khác nhau. Nhờ đó mà họ có thể dễ dàng theo dõi thời gian thực vận chuyển đổi với những thay đổi về phương thức vận tải trong quá trình chuyển hàng tại bất kỳ thời điểm nào.

Không chỉ có vậy, thông qua phần mềm TMS phải cung cấp cho doanh nghiệp sự minh bạch khi vận chuyển hàng hóa và đưa ra những tính toán chính xác cho thời gian vận chuyển.

3.1.4. Có khả năng tự động thanh toán

Một phần mềm TMS chuẩn và tốt cần có đảm bảo khả năng tự động thanh toán. Nó sẽ tiến hành kiểm tra hành trình vận chuyển để tính toán cước phí tự động và xuất hóa đơn dựa vào tính toán của mình. Với tính năng này giúp tinh giảm hiệu quả đối với toàn bộ quá trình vận chuyển. Đồng thời nó cũng cho phép người dùng xác nhận chuyến hàng với mức vận chuyển được hiển thị và thanh toán.

Tính năng tự động thanh toán được phần mềm TMS cung cấp sẽ giải quyết hiệu quả đối với vấn đề lạm thu trong vận tải hiện nay và nhiều vấn đề khác có liên quan nhằm mang đến sự hài lòng tốt nhất cho khách hàng.

Ngoài ra, phần mềm hệ thống quản lý vận tải còn phải có khả năng đồng bộ với hệ thống phần mềm quản lý của doanh nghiệp hoặc các đơn vị tài chính khác hiện nay, thông qua đó mà việc xử lý thủ tục thanh toán hiệu quả, nhanh chóng hơn rất nhiều.

3.2. Tính quản lý - Managing

Quản lý là một tính năng không thể thiếu đối với phần mềm hệ thống quản lý vận tải hiện nay. Khi chọn TMS để đùng, doanh nghiệp phải đảm bảo tính quản lý của nó qua những khả năng như: Theo dõi đơn hàng, hiển thị trạng thái đơn hàng và đưa ra phân tích với đơn hàng. Cụ thể như sau

3.2.1. Khả năng theo dõi đối với đơn hàng

Một phần mềm hệ thống quản lý đơn hàng lý tưởng phải có khả năng trao đổi thông tin về lô hàng cho doanh nghiệp theo thời gian thực đối với các bên liên quan như nhà phân phối, đơn vị vận tải, người nhận hàng cuối cùng.

Đây là tính năng làm tăng tầm nhìn cho doanh nghiệp, nhờ đó mà giúp tăng tỷ lệ theo dõi chính xác với các đơn hàng của công ty. Doanh nghiệp cũng đảm bảo khả năng giám sát toàn bộ quá trình vận chuyển trong chuỗi cung ứng, từ đó cho phép lập báo cáo và tiến hành quản lý hiệu quả hơn.

3.2.2. Khả năng duy trì hiển thị trạng thái đơn hàng

Hiện nay, bất kỳ khách hàng nào khi vận chuyển hàng hóa đều muốn biết và nắm tình trạng lô hàng của mình. Đặc biệt với những người am hiểu công nghệ thì việc nắm bắt thái trạng đơn hàng của họ càng đơn giản hơn. Thông qua phần mềm TMS mà bạn có thể biết được nó đã được giao hay chưa hoặc đưa chuyển đến địa điểm nào trong quá trình vận tải.

Tính năng duy trình sự hiển thị trạng thái cho đơn hàng này giúp tạo ra cái nhìn bao quát cho toàn bộ quá trình vận chuyển, điều đó giúp việc quản lý trở lên đơn giản, nhẹ nhàng hơn rất nhiều. không những vậy, nó còn giúp tạo dựng sự cân bằng tốt nhất giữa bên cung và bên cầu khi doanh nghiệp luôn chủ động trong công tác quản lý vận chuyển hàng hóa của mình.

3.2.3. Khả năng đưa ra phân tích chính xác cho doanh nghiệp

Phần mềm TMS sẽ phân tích đối với hành vi mua sắm của người tiêu dùng và các thông tin khác từ kho lưu trữ có sẵn để đưa ra những khả năng cung ứng, hay đưa ra những dự báo cho người dùng. 

Không những vậy, tùy thuộc vào khả năng cung cấp các tùy chọn thông minh của phần mềm TMS và xác định các lĩnh vực quan trọng. Nó sẽ đưa ra những phân tích để giúp doanh nghiệp đánh giá chiến lược hiện tại của mình để có những quyết định thay đổi hoạt động vận tải một cách hiệu quả nhất.

Nó sẽ tạo những báo cáo tiêu chuẩn từ kho dữ liệu của doanh nghiệp, tiền hành tính toán thông qua những thuật toán thông minh mà các doanh nghiệp có thể tùy chỉnh thông qua các bảng điều khiển được cung cấp bởi phần mềm TMS.

3.3. Tính tối ưu hóa - Optimization

Tính năng tối ưu hóa trong phần mềm TMS phải đảm bảo tích hợp được với EDI và Freight Management Service, cụ thể như sau:

3.3.1. Phải có tích hợp EDI

Một phần mềm TMS nếu được liên kết với EDI sẽ khiến việc trao đổi thông tin được hiệu quả nhất và nó sẽ là điểm nhấn chiếm ưu thế tốt hơn so với các phần mềm hệ thống quản lý vận tải hiện nay. Tích hợp với EDI giúp tăng tầm nhìn đối với các chức năng cốt lõi của doanh nghiệp, thông qua đó làm giảm đáng kể những công tác cần đến giấy tờ như truyền thống. 

Một phần mềm TMS có tích hợp EDI tạo ra dữ liệu với độ chính xác cao hơn, đồng thời tăng tốc độ trao đổi thông tin, cũng như đảm bảo bảo mật, an toàn thông tin trong hệ thống. Nhờ đó mà tạo một chuỗi cung ứng xanh, hiệu quả hơn cho cả doanh nghiệp lẫn khách hàng.

3.3.2. Tích hợp Freight Management Service

TMS được tích hợp với Freight Management Service sẽ mang đến nhiều hiệu quả thông qua thời gian thực về cơ sở vật chất, kho bãi như giao nhận, thông tin hàng tồn kho, giao hàng đi và theo dõi vật tư, đưa ra KPIs công việc chuẩn xác. Thông tin thời gian xác thực giúp doanh nghiệp có thể đưa ra được những quyết định chuẩn xác hơn, và giảm tối đa các rủi ro tiềm ẩn.

Các phần mềm TMS hiện đại còn hỗ trợ các tính năng như khiếu nại lô hàng, kế toán, hỗ trợ khách hàng,.. mang đến những tiện ích tốt nhất và nhiều giá trị nhất cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý quá trình vận tải hàng hóa.

TMS đóng vai trò rất sức quan trọng trong việc định hình cho hệ thống phân phối đối với một doanh nghiệp. Nó là một công nghệ hỗ trợ con người trong việc quản lý vận tải hiệu quả, mang đến những tối ưu và cải tiến hơn cho doanh nghiệp Logistic hiện nay.

Như vậy, qua chia sẻ trong bài viết này, các bạn đã nắm được TMS là gì và bỏ túi được rất nhiều thông tin hữu ích cho bản thân. Phần mềm hệ thống quản lý vận tải với các doanh nghiệp hiện nay rất quan trọng. Doanh nghiệp khi chọn phần mềm TMS để dùng cần đảm bảo có đầy đủ những tính năng như thông tin chia sẻ ở trên bài viết nhé!

Chúc bạn thành đạt trong công việc và hạnh phúc trong cuộc sống !

Hotline / Zalo: 0903 666 014

Website: https://uniduc.com/vi

-------------////--------------------------------------------////------------

HUMANOID ROBOT CỦA CÔNG TY UNIDUC SẢN XUẤT PHÁT TRIỂN.