Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp (HRMS) là một bộ ứng dụng phần mềm được sử dụng để quản lý nguồn nhân lực và các quy trình liên quan trong suốt vòng đời của nhân viên. HRMS cho phép một công ty hiểu đầy đủ về lực lượng lao động của mình trong khi vẫn tuân thủ các luật thuế và quy định lao động đang thay đổi. Vậy, phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp là gì, có các chức năng, đặc tính và lợi ích như thế nào? Mời các bạn cùng tìm hiểu phần nội dung sau đây.
I. Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp là một bộ ứng dụng phần mềm được sử dụng để quản lý nguồn nhân lực và các quy trình liên quan trong suốt vòng đời của nhân viên. Phần mềm này cho phép một công ty hiểu đầy đủ về lực lượng lao động của mình trong khi vẫn tuân thủ các luật thuế và quy định lao động đang thay đổi.
Lãnh đạo nhân sự và nhân viên là những người sử dụng chính, do họ điều hành các hoạt động hàng ngày của lực lượng lao động và chịu trách nhiệm tuân thủ và báo cáo hiệu suất. Tuy nhiên, bộ phận nhân sự không phải là bộ phận duy nhất được hưởng lợi. Các công ty có thể trao quyền cho người quản lý và nhân viên với khả năng tự phục vụ cho công việc chung - một điểm bán hàng quan trọng cho những người thuê trẻ hơn. Các giám đốc điều hành có thể sử dụng HRMS để tạo dữ liệu về xu hướng lực lượng lao động và ý nghĩa kinh doanh của họ.
Do chi phí liên quan đến nhân sự là một số chi phí lớn nhất mà một công ty phải gánh chịu, việc tích hợp HRMS với hệ thống kế toán là vô giá đối với các nhóm tài chính. Các nhà cung cấp hàng đầu sẽ vượt ra ngoài kế toán cơ bản để giúp một công ty thu thập thêm hiểu biết tài chính từ dữ liệu nhân sự.
II. Chức năng của phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp.
Khi xem xét phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, bạn nên cân nhắc về các thành phần chức năng. Nói chung, các hệ thống hiện đại bao gồm bảy lĩnh vực với các mức độ tập trung khác nhau.
Quản lý ứng viên: Liên quan đến các đề nghị tuyển dụng cho các ứng viên, cách bạn quảng bá thương hiệu của mình ra thế giới bên ngoài và những nhân viên hiện tại có thể muốn ứng tuyển hoặc giới thiệu công việc nội bộ. Trải nghiệm của ứng viên là mối quan tâm chính - từ việc nộp đơn xin tiếp tục quản lý đến việc lên lịch phỏng vấn đến việc đưa ra đề nghị, tất cả đều thông qua việc giới thiệu.
Sự tham gia của nhân viên: Những người gắn bó hơn có xu hướng tạo ra công việc chất lượng cao hơn và áp dụng đầy đủ hơn các giá trị của công ty và thực hiện tầm nhìn của công ty, vì vậy, cách một nhân viên kết nối với lãnh đạo và đồng nghiệp là rất quan trọng. Thông thường, HRMS là lộ trình để hoàn thành một khóa đào tạo, có được một kỹ năng mới, phát triển con đường sự nghiệp, được công nhận hoặc trở thành người cố vấn.
Quản lý nhân viên: Có một lý do tại sao chức năng này thường được gọi là “nhân sự cốt lõi”. Cung cấp một cổng thông tin trung tâm để hỗ trợ các quy trình phân tích, báo cáo và tuân thủ. Đó là nơi bạn cấu trúc lực lượng lao động của mình thành các đơn vị tổ chức, như các phòng ban hoặc địa điểm; xác định mối quan hệ báo cáo giữa người quản lý và nhân viên và sắp xếp bảng lương cho các trung tâm chi phí kế toán. Đây là nơi thông tin cá nhân được ghi lại và duy trì và chức năng này là nền tảng của nỗ lực cung cấp cho nhân viên sự tự phục vụ, tối đa hóa báo cáo và cải thiện việc cung cấp dịch vụ nhân sự.
Tối ưu hóa: Thu thập thông tin từ HRMS để phát triển tầm nhìn cho lực lượng lao động trong tương lai là một điểm bán hàng chính. Đây cũng là chức năng ít được sử dụng nhất của một HRMS điển hình. Giá trị thực của chức năng này thường xuất hiện trước sự sáp nhập hoặc mua lại, biến động kinh tế rõ rệt theo cả hai hướng hoặc khi các nhà điều hành rút lui. Các công ty có cách tiếp cận chủ động để tối ưu hóa lực lượng lao động có khả năng thay đổi linh hoạt hơn, có khả năng giữ chân nhân tài hàng đầu cao hơn và sự tham gia của nhân viên tốt hơn.
Tính lương: Đây cũng là một chức năng chính của HRMS - tính toán thu nhập từ tổng trên ròng hoặc ròng thành tổng và khấu trừ các khoản khấu trừ cá nhân và phát hành các khoản thanh toán có thể được thực hiện thường xuyên như trả tiền thuê nhà. Chức năng tính lương bao gồm các cuộc bầu cử lợi ích và cả chi phí của nhân viên và chủ lao động. Các giải pháp trả lương trọn gói cũng tự động hóa việc khai thuế và đặt cọc. Các chức năng tự phục vụ cho phép nhân viên thực hiện các thay đổi đối với các khoản khấu trừ tự chọn, tài khoản tiền gửi trực tiếp và khấu trừ thuế và truy xuất bản sao báo cáo thu nhập mà không cần hỗ trợ nhân sự.
Quản lý lực lượng lao động: Đây là nơi các nhóm nhân sự theo dõi sự phát triển của nhân viên, đánh giá của người quản lý và các hành động kỷ luật; ghi lại thời gian và điểm danh; đảm bảo công ty đang cung cấp một môi trường làm việc lành mạnh và an toàn. Đây cũng là nơi đặt các chức năng lập kế hoạch bồi thường, quản lý hiệu suất, học tập và ghi lại sự cố. Nhân sự có thể phát triển cấu trúc bảng chấm công, quy tắc làm thêm giờ, chính sách thời gian nghỉ và chuỗi phê duyệt theo cách tối đa hóa tự động hóa, kiểm soát và hiệu quả. Quá trình đánh giá hiệu suất của nhân viên, hoàn thành với quản lý mục tiêu, cũng được thiết lập trong chức năng này.
Quản lý lực lượng lao động độc lập: Liên quan đến quản lý lực lượng lao động chính và quan trọng đối với các công ty không phải mọi nhân viên đều làm việc toàn thời gian. Các nhà thầu, nhà tư vấn, thực tập sinh và nhân viên tạm thời cung cấp các kỹ năng chuyên môn, hỗ trợ các sáng kiến cộng đồng địa phương hoặc các chương trình đại học và xử lý nhu cầu lao động tăng đột biến. HRMS không quản lý toàn bộ các mối quan hệ này bởi vì những nhân viên này không phải lúc nào cũng có tên trong bảng lương và thường không đủ điều kiện để hưởng lợi ích; nhưng công việc họ làm góp phần vào thành công của công ty và điều quan trọng là phải theo dõi số lượng nhân viên dự phòng tham gia vào bất kỳ thời điểm nào và tổng chi phí.
III. Các tính năng của HRMS.
Cũng như chức năng rộng, các bộ tính năng HRMS có thể rất khác nhau giữa các nhà cung cấp và việc kết hợp nhiều sản phẩm với nhau có thể hạn chế hệ thống tổng thể. Nhân sự, CNTT, tài chính và các bên liên quan khác nên đánh giá cẩn thận những tính năng HRMS nào trong số các tính năng HRMS này là phải có đối với công ty.
Quản lý quyền lợi: Giúp các chuyên gia nhân sự phát triển kế hoạch, định cấu hình các quy tắc về tính đủ điều kiện và thực hiện thanh toán hoặc đặt cọc cho các nhà cung cấp quyền lợi. Cũng cung cấp đăng ký mở tự phục vụ và tích hợp chi phí lợi ích với kế toán.
Hồ sơ nhân viên tập trung: Cung cấp một kho lưu trữ duy nhất, nơi tất cả hồ sơ nhân viên được lưu trữ, cập nhật và duy trì. Cho phép báo cáo tốt hơn và giảm chi phí tuân thủ và chuẩn bị cho các cuộc đánh giá.
Quản lý học tập: Các tính năng này được thiết kế để giúp nhân viên có được hoặc phát triển các kỹ năng thông qua quản lý khóa học, phát triển khóa học và chương trình giảng dạy, kiểm tra và chứng nhận. Đồng thời cho phép các công ty triển khai và theo dõi việc đào tạo tuân thủ bắt buộc.
Sắp xếp và phân tích: Cung cấp khả năng chạy báo cáo hoạt động để theo dõi thông tin nhân sự, hoàn thành báo cáo tuân thủ, phát triển các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đo lường hiệu suất quy trình nhân sự và nhúng các chỉ số nhân sự vào bảng điều khiển tài chính để phân tích, lập kế hoạch và ra quyết định trên toàn công ty . Đồng thời tìm kiếm khả năng tạo báo cáo đặc biệt.
Phần thưởng: Tính toán tiền lương, tiền công theo giờ, các khoản thanh toán thay đổi cho tiền thưởng, tiền làm thêm giờ, tiền hoa hồng bán hàng, chênh lệch theo ca và tăng lương trong khi vẫn giữ lại các khoản khấu trừ theo quy định và tự chọn, dẫn đến các khoản thanh toán ròng chính xác cho nhân viên trong khoảng thời gian đều đặn. Các lợi ích, chẳng hạn như phù hợp với các khoản đóng góp quỹ hưu trí hoặc hoàn trả tiền điện thoại di động, đôi khi được bao gồm trong bộ tính năng này.
Thu hút nhân tài: Các nhà tuyển dụng có thể xây dựng các trang nghề nghiệp trên trang web của công ty và mạng nội bộ, tạo các yêu cầu và mô tả công việc, quản lý các vị trí, tích hợp các vị trí mở với bảng công việc, quản lý hồ sơ, theo dõi các ứng viên thông qua quá trình tuyển dụng, mở rộng lời mời làm việc, thực hiện kiểm tra lý lịch , quản lý các cuộc sàng lọc trước khi tuyển dụng và tạo các biểu mẫu đơn xin việc, trước khi giao việc thuê mới cho một nhà tổng quát hoặc người quản lý tuyển dụng để bắt đầu giới thiệu.
Quản lý nhân tài: Cho phép các chuyên gia nhân sự phát triển và đánh giá nhân viên thông qua đánh giá hiệu suất, quản lý mục tiêu và quản lý kiểm tra năng lực và kỹ năng.
Thời gian và chấm công: Mang đến khả năng xử lý các yêu cầu về thời gian nghỉ và quản lý số dư thời gian nghỉ, lập lịch trình và quản lý sự vắng mặt của nhân viên và cho phép thẻ chấm công được tích hợp với bảng lương và các dự án.
Giao diện người dùng: Bởi vì một HRMS có thể được mở cho toàn bộ lực lượng lao động, một giao diện thân thiện với người dùng là rất quan trọng. Các hệ thống của ngày nay có tính năng tự phục vụ của nhân viên và người quản lý, ứng dụng dành cho thiết bị di động, bản địa hóa, trang tổng quan được cá nhân hóa, tự động hóa quy trình làm việc, kiểm soát truy cập dựa trên vai trò và thông báo để giữ cho nhân viên tương tác và yêu cầu ở bộ phận nhân sự hoặc CNTT ở mức tối thiểu.
Lập kế hoạch lực lượng lao động: Cung cấp khả năng lập kế hoạch và lập ngân sách cho chi phí lực lượng lao động và đo lường dựa trên chi phí thực tế cho cả kịch bản hiện tại và tương lai. Cũng có thể được sử dụng để xác định khoảng cách kỹ năng, lập kế hoạch kế nhiệm và ưu tiên các nỗ lực tuyển dụng.
IV. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp.
Thông tin chi tiết tốt hơn, sâu hơn: Với HRMS, tất cả dữ liệu nằm trong một nhóm duy nhất, có tính toàn vẹn cao hơn. Điều đó cho phép bạn ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn. Nó cũng có vai trò quan trọng trong sáng kiến lập kế hoạch và phân tích lực lượng lao động, trong đó một công ty đánh giá lực lượng lao động hiện tại của mình và so sánh thực tế đó với nhu cầu trong tương lai do mục tiêu kinh doanh xác định. Với HRMS, các nhóm nhân sự cũng có thể phát hiện ra các chỉ số sớm của các vấn đề.
Cải thiện sự tham gia của nhân viên: Hệ thống nhân sự là vô giá trong việc phát triển và giữ chân nhân tài - điều mà các nhà lãnh đạo nhân sự rất đam mê. Trong HRMS, HR có thể tạo ra các chương trình đào tạo, cá nhân hóa các kế hoạch học tập và con đường sự nghiệp và thiết lập các mối quan hệ cố vấn.
Hiệu quả quy trình và văn hóa tự phục vụ: Trả lời các câu hỏi hoặc quản lý các chương trình lớn có thể chiếm tới 40% thời gian của một chuyên gia nhân sự mỗi tuần. Trong HRMS, HR có thể thiết lập kho kiến thức để mọi người có thể tìm câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp, đồng thời nhân viên và người quản lý có thể truy cập hồ sơ của chính họ một cách an toàn, cho phép HR tập trung vào nhiều dịch vụ giá trị gia tăng hơn. HRMS cung cấp quy trình công việc phê duyệt để tự động hóa các quy trình này và các quy trình khác để những người phê duyệt được thông báo khi đến lượt họ phê duyệt (hoặc từ chối). Điều đó có thể giảm hơn 50% thời gian xử lý và cải thiện độ chính xác.
Chi phí dự phòng thấp hơn: Từ POV CNTT và chi tiêu vốn, bản chất tập trung của HRMS - đặc biệt là một hệ thống được bán trong mô hình phần mềm như một dịch vụ hoàn toàn dựa trên đám mây - yêu cầu ít phần cứng, không gian trung tâm dữ liệu và CNTT và phát triển nguồn nhân viên để bảo trì, hỗ trợ và đào tạo. Điều này hợp lý hóa chi tiêu CNTT cho công nghệ nhân sự, yêu cầu ít nhân viên bàn trợ giúp hơn và nói chung cải thiện sự hài lòng của người dùng toàn thời gian của HRMS, chính nhóm nhân sự.
Tuyển dụng nhanh hơn: Thu hút nhân tài hàng đầu và xây dựng danh tiếng của công ty bạn như là “nơi mà mọi người đều muốn làm việc” là một lĩnh vực khác mà các chuyên gia nhân sự rất đam mê. Tuy nhiên, trải nghiệm của ứng viên phần lớn đã bị bỏ qua vì rất khó để có được cái nhìn sâu sắc về quy trình tìm kiếm việc làm khi các bài đăng xảy ra bên ngoài công ty. HRMS giải quyết vấn đề này bằng cách kết nối điện tử giữa nhà tuyển dụng và ứng viên thông qua bảng việc làm và ứng dụng di động, làm cho quá trình trở nên thú vị và hiệu quả hơn.
Với các tính năng và lợi ích kể trên, phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp chắc chắn là sự lựa chọn hoàn hảo cho nhiều doanh nghiệp. Mọi thắc mắc xin gửi về địa chỉ email hoặc liên hệ trực tiếp qua hotline của Uniduc.
Xem thêm: Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự bao gồm nội dung gì?
Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự chấm công tính lương Uniduc
Chúc bạn thành đạt trong công việc và hạnh phúc trong cuộc sống !
Hotline / Zalo: 0903 666 014
Website: https://uniduc.com/vi
-------------////--------------------------------------------////------------
HUMANOID ROBOT CỦA CÔNG TY UNIDUC SẢN XUẤT PHÁT TRIỂN.
