Các công ty hiện nay có số lượng nhân viên rất lớn, gây khó khăn cho vấn đề quản lý. Các phương pháp quản lý truyền thống đã không còn hữu hiệu đối với xu hướng phát triển kinh tế thị trường hiện nay. Phần mềm quản lý nhân sự và lương ra đời trên nền tảng công nghệ số giúp giải quyết các vấn đề bất cập hiện nay. Hãy cùng tìm hiểu nội dung về cách xây dựng qua bài viết dưới đây.

Mục tiêu của việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và lương

Phần mềm quản lý về nội nhân sự được xây dựng với những mục tiêu sau đây:

• Giúp cho lãnh đạo của các cơ quan, xí nghiệp theo dõi một cách khoa học, tiện lợi, chính xác thông tin về nguồn lực cán bộ. Nhờ đó có được cái nhìn tổng quan về nguồn lực trên nhiều góc độ, từ đó có thể dễ dàng có những quyết định bố trí, sắp xếp nhân sự hợp lý.

• Giúp cập nhật và theo dõi kịp thời các thông tin về sự biến động nhân sự một cách dễ dàng và nhanh chóng. 

• Giúp lưu trữ một cách tập trung,  thống nhất và đầy đủ các thông tin cán bộ. Hỗ trợ việc khai thác thông tin một cách tiện lợi khoa học.

• Việc quản lý nhân sự bằng phần mềm góp phần nâng cao năng xuất, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cũng như giảm gánh nặng công việc.

•  Giúp các thông tin về nhân sự được quản lý lưu trữ một cách chính xác đầy đủ như sự biến động quá trình công tác, chuyên môn nghiệp vụ và các chế độ tiền lương.

Nội dung khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống trong xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương

Nội dung này được trình bày gồm những phần sau:

Khảo sát hệ thống xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và lương

Cần khảo sát lĩnh vực kinh doanh mà công ty cần quản lý. Công ty, doanh nghiệp có những phòng ban nào? Thông thường sẽ có những phòng sau đây:

• Phòng hành chính.

• Phòng kế toán.

• Phòng nhân sự.

• Phòng giám đốc.

• Phòng marketing.

• Bộ phận dự án.

• Phòng đầu tư.

• Phòng tài chính.

• Phòng vật tư.

• …..

Các phòng sẽ có chức năng như sau:

1. Phòng hành chính 

• Có nhiệm vụ quản lý văn phòng,  lo việc mua văn phòng phẩm,  vé máy bay...chăm lo nhân viên cho công ty.

• Tuy nhiên, nhân viên trong phòng sẽ không được can thiệp vào chương trình nhân sự và tiền lương.

2. Phòng kế toán 

• Phòng kế toán sẽ tiến hành ghi chép các thu chi trong thời gian công ty hoạt động.

• Xem các báo cáo về thống kê lương cho từng phòng ban và toàn công ty

• Xem thống kê tiền thưởng của toàn công ty 

3. Phòng nhân sự

Phòng nhân sự có nhiều chức năng chủ yếu trong quản lý con người bao gồm:

• Có nhiệm vụ tuyển nhân viên cho công ty, quá trình tuyển nhân viên gồm : tìm nhân viên, phỏng vấn sơ bộ rồi giao danh sách cho từng phòng (tùy vị trí tuyển dụng), các phòng sẽ tiếp tục phỏng vấn chi tiết. 

• Ngoài ra phòng nhân sự còn phải theo dõi chấm công, giải quyết chế độ, lo bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế... 

• Phòng nhân sự có thể dùng chương trình để cập nhật các hồ sơ nhân viên mới, tiến hành điều chỉnh lương của các nhân viên khi được tăng lương hay chuyển đổi phòng ban.

• Xem danh sách nhân viên theo từng phòng ban, thông tin chi tiết của từng nhân viên được lưu trữ. 

• Truy xuất, theo dõi các báo cáo chấm công hàng tháng, để biết  được tình hình làm việc của từng nhân viên trong công ty. 

• Tính lương tạm ứng và lương nửa tháng cho nhân viên 

• Tiến hành lập phiếu lương tổng quát và chi tiết cho toàn nhân viên

• Xem các loại phụ cấp

• Lập báo cáo thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phải nộp hàng tháng.

• Tính thưởng cho từng nhân viên theo quy định của công ty.

• Xem báo cáo thống kê tiền thưởng của công ty. 

• Xóa dữ liệu nhân viên đã thôi việc.

 4. Phòng giám đốc 

• Sử dụng chương trình để xem danh sách nhân viên theo từng phòng ban.

• Có thể xem thông tin riêng của từng nhân viên.

• Xem báo cáo thống kê lương theo từng phòng ban và toàn công ty

•  Xem báo cáo thống kê tiền thưởng của công ty, các báo cáo thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội,  bảo hiểm y tế e. 

Các phòng ban còn lại không có nhiệm vụ trong việc quản lý hệ thống phần mềm về nhân sự.

Phân tích hiện trạng hệ thống  trong xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và lương

1.Cơ cấu làm việc

• Chế độ làm việc.

• Thời gian nghỉ trong tuần (nghỉ thứ 7,cn hay cn).

• Thời gian làm việc trong ngày (thời gian bắt đầu...thời gian kết thúc)

2.Có thể xét về cấu quản lý nhân sự làm 3 công đoạn chính sau đây:

• Quản lý hồ sơ nhân viên.

• Quản lý chấm công.

• Quản lý lương.

3.Quản lý hồ sơ nhân viên 

Mỗi nhân viên khi vào làm việc sẽ phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm:

• Đơn xin việc, 

• Sơ yếu lý lịch, 

• Giấy khám sức khỏe,

•  Bằng cấp chuyên môn.... 

Sau khi được tuyển dụng thì nhân viên sẽ được thử việc với số hàng tùy thuộc vào yêu cầu của công ty. Trong các tháng thử việc sẽ được hưởng 75% tổng số lương. Sau thời gian thử việc sẽ được ký hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hắng theo từng công ty cụ thể. Sau khi ký nhân viên bổ sung các hồ sơ cần thiết còn thiếu. Giams đốc sẽ có quyền hạn về quyết định trả lương, kéo dài hay chấm dứt các hợp đồng làm việc giữa công ty và nhân viên.

Thông tin nhân viên cần cập nhật sẽ bao gồm: 

• Mã nhân viên,.

• Mã phòng ban.

• Họ tên nhân viên, 

• Giới tính,

• Ngày sinh, 

• Địa chỉ thường trú, địa chỉ hiện tại, 

• Số chứng minh nhân dân, 

• Số sổ bảo hiểm, 

• Quê quán, dân tộc, tôn giáo,

• Bằng cấp, quá trình công tác (CV),

• Lương, 

• …. 

4.Quản lý chấm công

Hiện nay các công ty đều sử dụng hình thức chấm công bằng máy quét vân tay, hay mã thẻ nhân viên. Nhờ đó, thông tin về chấm công sẽ được cập nhân liên tục vào chương trình hằng ngày.

Bảng chấm công bao gồm: 

• Số thứ tự.

• Họ tên nhân viên.

• Số ngày làm việc.

• Số ngày nghỉ phép.

• Số ngày nghỉ không phép.

• Số ngày nghỉ có lương... 

5.Quản lý lương

• Nhân viên của phòng nhân sự mỗi tháng phải cập nhập số ngày làm việc. 

• Số tiền đóng bảo hiểm.

• Thuế thu nhập cá nhân.

• Tạm ứng lương

• Tính lương cuối tháng.

6.Quản lý thưởng:

•  Mỗi nhân viên được thưởng vào dịp tết 1,2,…tháng lương tùy theo tình hình thu nhập trong năm của công ty và số tháng mà nhân viên phục vụ cho công ty trong năm đó. 

•  Mỗi năm nhân viên của công ty được 2 lần đi du lịch (1 trong nước và 1 ngoài nước), địa danh và thời gian không cố định

•  Báo cáo thưởng cuối năm gồm: số thứ tự, phòng ban, họ tên nhân viên, tiền thưởng.

Trên đây chúng tôi đã giúp bạn hiểu về vấn đề khảo sát và phân tích hệ thống trong xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương. Hy vọng, qua nội dung trên bạn hiểu rõ về cách xây dựng phần mềm này dựa trên những cơ sở nào. Nếu còn vấn đề thắc mắc hãy liên hệ đến công ty cổ phần Uniuduc để được hướng dẫn cụ thể hơn.

Chúc bạn thành đạt trong công việc và hạnh phúc trong cuộc sống !

Hotline / Zalo: 0903 666 014

Website: https://uniduc.com/vi

-------------////--------------------------------------------////------------

HUMANOID ROBOT CỦA CÔNG TY UNIDUC SẢN XUẤT PHÁT TRIỂN.