Bạn chắc chắn đã chẳng còn xa lạ gì với phần mềm Excel. Những bạn có biết cách tạo mẫu Excel quản lý tiến độ công việc như thế nào hay không? Cùng tìm hiểu những thông tin và kiến thức bổ ích với bài viết dưới đây nhé!

1. Excel quản lý tiến độ công việc là gì?

Excel quản lý tiến độ công việc là một tài liệu được dùng để ghi lại toàn bộ quá trình thực hiện công việc của các nhân viên trong dự án hoặc trong một bộ phận dưới dạng bảng tính. Thông qua đó có thể tính toán và thống kế các số liệu thực tế công việc của họ.

Excel quản lý tiến độ công việc thường được các đơn vị, doanh nghiệp sử dụng cho mục đích kiểm soát tiến độ làm việc của người lao động. Thông qua đó đánh giá hiệu quả, hiệu suất công việc đối với từng nhân viên.

2. Tạo sao nên chọn Excel để quản lý tiến độ công việc

Để quản lý tiến độ công việc có rất nhiều phần mềm khác nhau mà doanh nghiệp có thể sử dụng đến. Tuy nhiên, Excel vẫn là một công cụ chiếm nhiều lợi thế và được ứng dụng nhiều bởi:

• Thứ nhất, Excel là một bằng tính được tạo nên từ các hàng và cột, nhờ vậy mà người dùng có thể dễ dàng nhập các con số thống kế để thực hiện các phép tính toán khác nhau.
• Thứ hai, bảng tính Excel cho phép người dùng tính toán nhanh, chính xác và an toàn mà không cần đến sự hỗ trợ của các công cụ tính toán khác. Excel cung cấp rất nhiều các hàm tính khác nhau cho người dùng như Logic, AVG, Sum,...
• Thứ ba, Excel là công cụ được dùng để tính toán, không những thế, nó còn cực kỳ hiệu quả để xây dựng các dãy số trực quan, thực hiện việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ đối với các dự án một cách dễ dàng hơn.
• Thứ tư, phần mềm Excel có giao diện dễ sử dụng và dễ dàng. Nó là một phần mềm cơ bản được dạy phổ biến trong các chương trình đào tạo cơ bản hiện nay nên các bạn có thể dùng nó một cách dễ dàng.
• Thứ năm, dữ liệu các bạn tạo và đưa vào bảng tính Excel có thể dễ dàng chuyển đổi sang dạng slide PowerPoint để sử dụng.
• Thứ sáu, Excel là một kho lưu trữ thông tin với khối lượng lớn và giúp bạn chuyển thông tin từ nơi này sang nơi khác một cách dễ dàng.

Chính vì thế mà Excel trở thành một công cụ tuyệt vời nhất, hỗ trợ đắc lực cho các bạn trong công tác quản lý tiến độ công việc hiện nay của dự án mà bạn đang tham gia vào.

3. Quản lý tiến độ công việc bằng Excel có lợi ích gì?

Bạn đang tham gia vào dự án với nhiều người, các bạn sử dụng phương pháp quản lý tiến độ bằng lưu trữ đám mây, email, tài liệu giấy khiến gặp vấn đề. Lúc này, Excel chính là công cụ tuyệt vời giải quyết tốt những khó khăn mà bạn đang gặp phải. Khi nhân viên sử dụng Excel để quản lý tiến độ công việc sẽ đem lại những lợi ích như sau:

3.1. Quản lý dễ dàng theo dõi và giám sát tiến độ công việc của các thành viên

Trong một bảng quản lý tiến độ công việc trên Excel, các bạn cần có những thông tin như: Các công việc đến thời điểm hiện tại đã được thực hiện như thế nào? Nó đã đúng với kế hoạch hay chưa? Thời gian thực hiện cụ thể như thế nào? Nó đã đảm bảo tiến độ hay bị chậm.

Tất cả các thông tin đều được ghi lại một cách chính xác, chi tiết và cụ thể đối với từng nhân viên tham gia dự án. Thông qua đó mà người quản lý có thể theo dõi và giám sát với từng nhân viên để luôn đảm bảo công việc đạt hiệu quả cao nhất.

3.2. Quản lý dễ dàng phân chia công việc hợp lý cho các thành viên trong dự án

Excel giúp người quản lý dự án đảm bảo quản lý thời gian thực hiện của các nhân viên một cách hiệu quả nhất. Theo đó họ có thể bố trí thời gian theo từng mốc làm việc cụ thể để đảm bảo đạt được hiệu quả và khoa học.

Không những thế các bạn còn có thể đưa ra các phương án dự trù để giải quyết vấn đề được hiệu quả nhất.

3.3. Giúp đánh giá tiến độ và hiệu quả công việc của nhân viên chính xác

Dựa vào những thông tin và dữ liệu điền trong quá trình làm việc mà quản lý có thể nắm rõ được các thông tin về tiến độ làm việc và hiệu quả công việc của từng nhân viên như thế nào. Thông qua đó có thể có tiêu chí để đánh giá nhân viên một cách cụ thể và chính xác nhất.

Những công việc chưa hoàn thành tiến thông qua bảng thống kê Excel, bạn sẽ biệt nhân viên vào chưa được, họ đang vướng mắc ở khâu nào trong quá trình làm việc. Từ đó có thể đưa ra những góp ý, hỗ trợ, phương án xử lý hoặc thực hiện sửa đổi cách làm việc để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và đạt hiệu quả cao nhất.

Các thông tin về tiến độ công việc có thể dễ dàng được kiểm soát bởi các nội dung đề cập trong Excel như:

• Những công việc và nhiệm vụ được giao cho những ai.
• Thời gian phân bổ để thực hiện các công việc như thế nào?
• Ngày bắt đầu công việc và kết thúc cụ thể ra sao?
• Thông qua bảng Excel giúp bạn biết cách theo dõi thời gian để tiến hành phân bổ công việc sao cho hợp lý và phù hợp nhất.
• Cũng cho bạn những thông tin về công việc sắp tới bạn cần thực hiện, công việc đang thực hiện, công việc đã bị hủy, công việc bị tạm dừng như thế nào.

Excel quản lý tiến độ công việc cho phép người dùng quản lý và kiểm soát đối với toàn bộ chu trình công việc của mình ở nhiều nơi khác nhau với nguồn dữ liệu được thường xuyên cập nhật. Tất cả các thành viên của dự án đều có thể kiểm tra về công việc của các thành viên khác, theo đó nắm rõ được dự án đang ở mức độ nào để đảm bảo điều chỉnh phù hợp nhất cho kết quả công việc được hiệu quả.

4. Hướng dẫn cách dùng Excel quản lý tiến độ công việc

Bạn muốn sử dụng Excel để quản lý tiến độ công việc của mình? Dưới đây sẽ là những bước hướng dẫn cực kỳ chi tiết cho bạn như sau:

4.1. Bước 1: Lên khung mẫu quản lý công việc trên Excel

Các bạn cần thực hiện việc phác thảo mẫu Excel quản lý tiến độ công việc, đưa ra những công việc dự làm trước khi tạo bảng quản lý trong phần mềm này. Điều này sẽ giúp các bạn hạn chế sai sót và không bỏ quên bất kỳ một công việc nào trong quá trình làm việc.

Phác thảo mẫu Excel quản lý tiến độ công việc còn giúp đảm bảo tạo ra khoảng thời gian để làm việc theo dự án mà các bạn có những mô tả một cách chính xác công việc của mình. Đưa ra khối lượng công việc phù hợp với từng ngày, khoảng thời gian hợp lý để đạt được kết quả tốt và có thời gian để nghỉ ngơi.

Một mẫu Excel quản lý tiến độ công việc chuẩn luôn phải đảm bảo có đầy đủ các thông tin như: tên dự án, tên doanh nghiệp; tên người đảm nhận các nhiệm vụ, đầu việc của dự án; tên công việc cần thực hiện; ngày giao việc, thời gian hoàn thành dự kiện và thời gian hoàn thành thực tế.

4.2. Bước 2: Tiến hành tạo mẫu Excel cho dự án cụ thể

Bạn đã lên nội dung và những đầu việc cần đưa vào mẫu quản lý tiến độ công việc. Tiếp đó bạn cần làm đó chính là thiết lập mẫu Excel để quản lý thông tin mà thôi. Hãy lập một trang tính mới để ghi lại toàn bộ khối lượng công việc của dự án nhé!

4.3. Bước 3: Lên danh sách những người phụ trách với từng đầu việc

Mẫu Excel quản lý công việc này sẽ được sử dụng hàng ngày. Mỗi ngày người quản lý cần truy cập vào trang tính để ghi lại toàn bộ tên của nhân viên đã thực hiện những công việc và tiến độ thực hiện như thế nào.

Hãy tô màu tên của nhân viên khác nhau để dễ dàng quan sát và kiểm soát, cũng như thống kế công việc vào cuối dự án hoặc trong khoảng thời gian nhất định bạn nhé!

4.4. Bước 4: Tạo một tiêu đề công việc cho Excel

Mỗi nhân viên trong một dự án sẽ phải đảm nhận một hoặc nhiều công việc khác nhau. Các bạn cần nhập tên công việc và người đảm nhận công việc đó vào. Một người có thể đảm nhận nhiều công việc hoặc một công việc có thể cần sự phối hợp thực hiện của nhiều người.

4.5. Bước 5: Thiết lập Deadline hoàn thành công việc

Trong một dự án có thể có nhiều người tham gia, các bạn cần quản lý và thiết lập Deadline công việc cho từng người. Bởi có rất nhiều công việc cần người này hoàn thành thì người khác mới có thể bắt đầu. Chính vì thế mà đảm bảo mốc thời gian hoàn thành là rất quan trọng.

Một công việc có thể chia nhỏ nhiều đầu việc khác nhau, và mỗi đầu việc phải có một Deadline cụ thể để đảm bảo nhân viên sẽ hoàn thành. Thông qua việc hoàn thành những công việc nhỏ đúng tiến độ thì cả một dự án lớn sẽ đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

Thiết lập thời gian hoàn thành công việc cho theo các cột mốc như:

• Ngày bắt đầu công việc và ngày kết thúc dự kiến.
• Kiểm tra ngân sách của dự án.
• Ngày đến hạn của công việc.
• Đánh giá bên ngoài hoặc nội bộ dự án.
• Kiểm tra hoặc thanh tra qua mỗi mốc thời gian đặt ra.

Việc thiết lập các mốc quan trọng sẽ giúp cho dự án của bạn luôn được cập nhật thời hạn chính xác và giảm thiểu những rủi ro tiềm ẩn để đảm bảo dự án luôn hoàn thành đúng thời hạn.

5. Dùng Excel quản lý tiến độ công việc gặp khó khăn gì?

Excel là một phần mềm quản lý tiến độ công việc đơn giản, dễ sử dụng và có nhiều ưu điểm như đã chia sẻ trong phần trên của bài viết này. Tuy nhiên, nếu dùng trong một thời gian dài với các dự án lớn thì bạn sẽ nhận thấy nó có một số những trở ngại nhất định với người dùng như:

Người sử dụng Excel để tạo mẫu quản lý tiến độ công việc phải thành thạo nó. Thông thạo các thuật toán, công thức và cách sử dụng thì bạn mới tạo được mẫu Excel quản lý công việc khoa học và hiệu quả được và nó yêu cầu người dùng cần rất nhiều các kỹ năng nâng cao.

Khả năng lưu trữ dữ liệu của Excel khá tốt, tuy nhiên nó không đủ lớn với những dự án lớn của doanh nghiệp hiện nay. Điều này khiến thời gian lưu trữ ít và truy cập sẽ lâu hơn khi dung lượng quá tải. Nó chính là điểm yếu lớn khi quản lý tiến độ công việc với Excel. Không những vậy, trong quá trình sử dụng nó có thể xảy ra những vấn đề như máy tính bị lỗi, chập điện, quên không lưu, nhiễm virus,.. điều này ảnh hưởng rất nhiều đến việc quản lý dữ liệu.

Sử dụng Excel khiến các bạn bị động và chậm trễ trong công tác quản lý. Đặc biệt với các dự án đang tiến hành cần cập nhật thông tin liên tục thì Excel lại phải trải qua nhiều công đoạn khác nhau. Không những thế, khi cập nhật các bạn còn phải tính toán, chỉnh sửa, tổng hợp để tiến hành làm báo cáo công việc. Điều này vô hình chung tạo thêm việc cho các bạn và khiến bạn tốn thêm nhiều thời gian hơn.

Kết quả công việc không lưu trữ được trên Excel. Với phần mềm này nó không hiển thị chi tiết hoặc cụ thể từng công việc mà dự án cần triển khai được. Điều này có thể dẫn đến tình trạng thiếu đi sự minh bạch và ảnh hưởng phần nào đó đến tiến độ của dự án nói chúng và toàn bộ nhân viên tham gia vào dự án.

Trong trường hợp khi bạn muốn chỉ định lại công việc hoặc phân phối lại khối lượng cho các nhân viên hoặc thời gian thì phải thực hiện định dạng, tính toán lại toàn bộ trang tính.

Một điểm hạn chế nữa của Excel đó chính là không cập nhật được thời gian thực hoặc theo dõi tiến độ công việc bởi tất cả để cần cập nhất theo cách thủ công.

Như vậy, bài viết này đã chia sẻ đến bạn những thông tin cực kỳ bổ ích về mẫu Excel quản lý công việc. Đây là một phần mềm đơn giản, hầu hết ai cũng quen thuộc với nó. Tuy nhiên nó có ưu điểm cũng có những hạn chế. Các bạn cần lưu tâm trước khi ra quyết định chọn Excel để dùng vào công tác quản lý tiến độ công việc nhé!

Bạn có thể xem thêm:

Tải, download phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp từ xa hoàn toàn miễn phí

Kiểm soát công việc với phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất năm 2021

Chúc bạn thành đạt trong công việc và hạnh phúc trong cuộc sống !

Hotline / Zalo: 0903 666 014

Website: https://uniduc.com/vi

-------------////--------------------------------------------////------------

HUMANOID ROBOT CỦA CÔNG TY UNIDUC SẢN XUẤT PHÁT TRIỂN.