Quản lý thu chi là hệ thống và quy trình bạn sử dụng để thanh toán và báo cáo về các yêu cầu thu chi. Nhiều doanh nghiệp nhỏ ngạc nhiên về nỗ lực tuyệt đối liên quan đến việc theo dõi và kiểm tra dòng thanh toán nhỏ nhưng quan trọng này, đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp không thực hiện tốt. Nó trở nên đặc biệt phức tạp khi bạn cũng có nhân viên phải lo lắng. Nhưng nhờ công nghệ, có nhiều cách để làm cho quá trình quản lý thu chi mà doanh nghiệp của bạn cần để trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm chi phí và thời gian hơn. Một trong những cách đó chính là sử dụng phần mềm quản lý thu chi cho doanh nghiệp nhỏ.

I. Phần mềm quản lý thu chi cho doanh nghiệp nhỏ là gì?

Với phần mềm quản lý thu chi, bạn có thể gửi các yêu cầu chi phí nghiệp vụ cho người phụ trách xác nhận chúng (người quản lý, kế toán, người quản lý, v.v.), tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Các yêu cầu sau đó được xác nhận trong báo cáo chi phí và chi phí sẽ được hoàn trả.

Các giải pháp quản lý thu chi dựa trên đám mây hoạt động theo hai cách.

Đầu tiên, đó là một cổng thông tin nhân sự hoặc một ứng dụng di động (điện thoại thông minh và máy tính bảng) cho phép nhân viên của bạn ghi lại chi phí kinh doanh của họ:

• Hoàn thành biểu mẫu yêu cầu bồi hoàn.
• Thêm tài liệu hỗ trợ (hóa đơn hoặc ảnh vé).
• Gửi yêu cầu đến người phụ trách để phê duyệt.

Giám đốc, người quản lý hoặc giám đốc nhân sự của một doanh nghiệp nhỏ có một công cụ CNTT để quản lý các yêu cầu nhận được:

• Thông qua trình duyệt Web (hoặc thiết bị di động), nó truy cập vào một trang tổng quan mà trên đó nó có chế độ xem toàn cầu về các yêu cầu.
• Từng cái một, nó kiểm tra từng yêu cầu: nó có chấp nhận chúng hay không.

Một ghi chú được chấp nhận sẽ tự động kích hoạt hoàn tiền của nhân viên và ghi lại giao dịch trong các tài khoản chung của công ty.

Nhân viên được thông báo tự động về quyết định của cấp trên.

II. Các tính năng chính.

Các tính năng chính của phần mềm quản lý chi phí bao gồm:

• Nhập báo cáo chi phí
• Việc quản lý các tài liệu hỗ trợ
• Yêu cầu hoàn trả
• Xác thực tiền hoàn lại
• Quản lý thanh toán
• Lưu trữ chi phí
• Quản lý chi tiêu

Phần mềm quản lý thu chi cho doanh nghiệp nhỏ miễn phí hoặc trả phí ngày càng đi kèm với các ứng dụng di động cho phép bạn chụp ảnh hóa đơn kèm theo yêu cầu hoàn tiền. Một số chương trình phần mềm thậm chí còn đề nghị hoàn thành trước báo cáo chi phí bằng cách nhận dạng các từ và số trên hóa đơn (công nghệ OCR).

Các tính năng có giá trị khác cho phép bạn tiết kiệm thời gian đáng kể trong quá trình quản lý chi phí kinh doanh và hoàn trả. Trong số đó:

• Quản lý chi phí đi lại theo thời gian thực (số dặm, chi phí sứ mệnh, v.v.), phí URSSAF, v.v.
• Kế toán xuất (CSV, PDF).
• Ghi nhận dữ liệu ngân hàng.
• Định nghĩa quy trình phê duyệt (đơn hoặc đa cấp) và theo dõi các yêu cầu.
• Chế độ ngoại tuyến của các ứng dụng di động.
• …

Trên bảng điều khiển ứng dụng, bạn có thể truy cập vào biểu đồ, chỉ số hiệu suất (KPI) và báo cáo để theo dõi và phân tích chi phí kinh doanh của mình theo loại, danh mục, v.v.

III. Những ai thường sử dụng phần mềm quản lý chi phí? Chúng mang lại lợi ích gì?

1. Ai thường sử dụng phần mềm quản lý thu chi?

Một doanh nhân tự kinh doanh hoặc một công ty nhỏ (rất nhỏ, SME nhỏ, công ty khởi nghiệp) không nhất thiết phải cần một giải pháp nhân sự dành riêng cho báo cáo chi phí. Phần mềm kế toán đủ để quản lý một số báo cáo chi phí: ghi sổ kế toán, ghi vào bảng kê lương của nhân viên hoặc gửi cho kế toán.

Một cơ cấu lớn hơn (ETI, công ty lớn) quan tâm đến việc có một công cụ báo cáo chi phí để giúp các bộ phận nhân sự, tài chính và kế toán tiết kiệm thời gian và năng suất.

2. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý chi phí là gì?

Phần mềm quản lý chi phí đơn giản hóa quá trình quản lý chi phí kinh doanh tốn nhiều thời gian. Chức năng chéo, nó có lợi cho hầu hết các chức năng. Tuy nhiên, nó có một số nhược điểm.

Ưu điểm

• Không cần quản lý báo cáo chi phí giấy tờ, mọi thứ đều được quét và quản lý bằng một ứng dụng trực quan và có thể định cấu hình.
• Bạn xử lý chi phí của nhân viên nhanh chóng hơn và không còn tận dụng một phần dòng tiền vào đầu tháng để hoàn trả các khoản tạm ứng chi phí.
• Công cụ quản lý này hợp lý hóa một số công việc hành chính tốn nhiều thời gian liên quan đến quản lý nhân sự. Nó cải thiện quản lý kế toán và quản lý dự án của công ty (chi phí có thể được tính cho các nhiệm vụ hoặc dự án nhất định).
• Phần mềm này cải thiện quản lý bán hàng và quan hệ khách hàng: chi phí thực tế được tự động sử dụng làm tài liệu hỗ trợ cho một số báo giá và hóa đơn nhất định được gửi cho khách hàng.
• Phần mềm được tích hợp đầy đủ các công cụ theo dõi thời gian, quản lý đi công tác và đi công tác.
• Nó đảm bảo theo dõi hoàn hảo các chi phí phát sinh.

Nhược điểm

• Nhân viên có thể bị cám dỗ để biến tất cả các giao dịch mua của họ thành các báo cáo chi phí. Trong một tổ chức lớn, giám đốc nhân sự sẽ gặp khó khăn khi lọc tất cả các yêu cầu để xác định các yêu cầu liên quan.
• Để có hiệu quả, công cụ phải tương thích với đa số phần mềm được sử dụng trong công ty: phần mềm lập hóa đơn trực tuyến, ERP, quản lý dự án, kế toán, tính lương, các ứng dụng quản lý khác. Một số tổ chức sẽ thích sử dụng HRIS đầy đủ hơn là một giải pháp độc lập mà việc tích hợp có thể có vấn đề.

3. Làm thế nào để chọn một phần mềm quản lý thu chi?

Việc lựa chọn giải pháp quản lý chi phí phù hợp đòi hỏi phải cải thiện điều kiện làm việc của tất cả nhân viên:

• Nhân viên phải có thể nhập yêu cầu của họ và tạo báo cáo chi phí của họ một cách dễ dàng. Họ cũng phải có khả năng kiểm tra số dư / tài khoản chi phí của mình.
• Người quản lý và điều hành kế toán phải có khả năng xác nhận chi phí một cách nhanh chóng, tổng hợp số tiền phải hoàn trả hàng tháng và tạo dữ liệu kế toán mà không cần nhập lại dữ liệu.

Tải, download phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp từ xa hoàn toàn miễn phí

Giá thành của một phần mềm quản lý chi phí cũng cần được xem xét. Điều này thường thay đổi tùy theo số lượng người dùng hoặc các ghi chú hàng tháng sẽ được xử lý.

Bằng cách có một hệ thống tự động về chi phí và đi lại, các doanh nghiệp nhỏ có thể tận hưởng nhiều lợi thế. Bạn có thể tăng tốc các quy trình của mình và giải phóng nhân viên khỏi một hệ thống kém hiệu quả. Do đó, tất cả các bạn đều có thể nỗ lực để giúp doanh nghiệp của mình phát triển. 

Mọi thắc mắc xin gửi đến email hoặc liên hệ trực tiếp đến hotline của Uniduc.

Chúc bạn thành đạt trong công việc và hạnh phúc trong cuộc sống !

Hotline / Zalo: 0903 666 014

Website: https://uniduc.com/vi

-------------////--------------------------------------------////------------

HUMANOID ROBOT CỦA CÔNG TY UNIDUC SẢN XUẤT PHÁT TRIỂN.